T: 0473 67 24 05 | E: anneke@cos-art.be | home

Privacy en cookie policy
Cos-Art Real Estate / Cos-Art Interiors / Cos-Art Finance & Insurance
hierna genoemd Cos-Art

Deze verklaring is als volgt opgebouwd:

I.    Inleiding    

II.    Wie is de verantwoordelijke voor de verwerking ?    

III.    Welke categorieën van persoonsgegevens worden door Cos-Art verwerkt ?    

IV.    Voor welke doeleinden verwerkt Cos-Art uw persoonsgegevens ?   

1.    Wettelijke verplichtingen    

2.    Contractuele relaties tussen Cos-Art en u als klant    

3.    Gerechtvaardigde belangen van Cos-Art    

4.    Specifiek gerechtvaardigd belang van Cos-Art : direct marketing doeleinde    

5.    Uw toestemming voor het verzenden van elektronische communicatie    

6.    Categorieën en verwerkingdoelen opgelijst    

V.    Met wie deelt Cos-Art uw persoonsgegevens ?    

1.    Persoonsgegevens binnen Cos-Art    

2.    Persoonsgegevens buiten Cos-Art    

3.    Overdracht van persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte (EER)    

VI.    Hoe lang worden uw persoonsgegevens bewaard ?    

VII.    Beveiliging van uw persoonsgegevens    

VIII.    Wat zijn uw rechten bij het verwerken van uw persoonsgegevens ?    

1.    Recht van inzage, rectificatie, wissing, overdraagbaarheid van gegevens en van bezwaar    

2.    Recht van bezwaar tegen direct marketing    

3.    Recht om een klacht in te dienen    

IX.    Cookies    

 

I. Inleiding

1. In deze verklaring wordt uitgelegd hoe Cos-Art (hierna ook ‘Wij’) persoonsgegevens verzamelt, gebruikt en bewaart die betrekking hebben op haar klanten en alle personen die met Cos-Art in contact staan (bvb. door het bezoeken van onze website of door het stellen van vragen via e-mail of telefoon) (hierna ‘u’ of ‘de gebruiker’).

2. Onder Cos-Art wordt verstaan Ducosa bv, Pastoriestraat 8, 8501 Kortrijk.

3. Onder persoonsgegevens (hierna: ‘gegevens’) wordt elke vorm van informatie verstaan die u toelaat om uzelf direct of indirect als een natuurlijke persoon te identificeren.

4. Cos-Art hecht veel belang aan de bescherming van gegevens en respecteert uw persoonlijke levenssfeer. Cos-Art behandelt en beschermt uw gegevens dan ook op een rechtmatige, behoorlijke en transparante wijze.

Bij de verwerking van uw gegevens leeft Cos-Art evident de wet na, momenteel de Belgische wet van 8 december 1992 en de Europese verordening nr. 2016/679 van 27 april 2016 betreffende de gegevensbescherming (beter bekend als ‘GDPR’ of ‘AVG’) of enig ander wetgevingsbesluit die deze wijzigt.

Meer informatie over gegevensbescherming kunt u verkrijgen bij de Belgische Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer, vanaf 25 mei 2018 de Gegevensbeschermingsautoriteit genoemd.

5. Wij nodigen u uit om deze verklaring zorgvuldig te lezen zodat u het beleid van Cos-Art op dit gebied kent en begrijpt.

Deze verklaring wordt regelmatig bijgewerkt. De meest recente versie van de verklaring is beschikbaar op onze website. Wij zullen u op de hoogte brengen via de gebruikelijke communicatiekanalen indien er belangrijke wijzigingen zijn aangebracht.

II. Wie is de verantwoordelijke voor de verwerking ?

6. Cos-Art is de verantwoordelijke voor de verwerking van uw gegevens.

7. Cos-Art is dan ook uw gesprekspartner en is diegene die ten aanzien van de regelgevende instanties verantwoording dient af te leggen aangaande de verwerking van uw gegevens. Cos-Art bepaalt de doeleinden waarvoor uw gegevens worden verwerkt alsook de rechten die u heeft m.b.t. uw gegevens.

8. U kunt contact opnemen met onze functionaris voor gegevensbescherming (‘DPO’) door een schrijven aan ons kantoor : Ducosa bv, Pastoriestraat 8, 8501 Kortrijk, of door een e-mail te sturen naar : anneke@cos-art.be.

9. Cos-Art kan beroep doen op gespecialiseerde dienstverleners om uw gegevens namens Cos-Art en volgens de instructies van Cos-Art te verwerken in overeenstemming met deze verklaring. Enkel de strikt noodzakelijke gegevens zullen aan deze ondernemingen worden doorgegeven (hierna de ‘verwerkers van Cos-Art’ genoemd).

III. Welke categorieën van persoonsgegevens worden door Cos-Art verwerkt?

10. Cos-Art kan gegevens en informatie verwerken die door u of door derden worden verstrekt, voor zover dit nodig of nuttig is voor de werking van Cos-Art.

Om u hierover het best mogelijk te informeren, geeft deze verklaring eerst een overzicht van de categorieën van gegevens die kunnen worden verwerkt (dit overzicht is niet-limitatief en er kunnen dus andere persoonsgegevens worden verwerkt indien hiertoe de noodzaak blijkt). Hierbij wordt de context aangegeven waarin Cos-Art deze gegevens verkrijgt of verwerkt. Deze tabel moet samen gelezen worden met de beschrijving van de doeleinden waarvoor Cos-Art de gegevens verwerkt.

1/ Identiteitsgegevens van de klant /opdrachtgever (verkoper of verhuurder)

Voorbeelden: Identiteitsgegevens van de kandidaat - koper of huurder, beleggers

Context: Naam, adres, plaats en datum van geboorte, nationaliteit, vast of mobiel telefoonnummer en het e-mailadres. Deze gegevens worden door u verstrekt en verwerkt wanneer u inlichtingen aanvraagt, of u registreert om de diensten van Cos-Art (online) te gebruiken, voor elke identificatie of gebruik. Deze gegevens kunnen onder meer door het inlezen van uw identiteitskaart worden verkregen.

2/ Gegevens over het onroerend goed van de klant / opdrachtgever (verkoper of verhuurder)

Voorbeelden: Eigendomstitel, stedenbouwkundig uittreksel, bodemattest, keuringsattest van de elektrische installatie, EPC attest, informatie over de overstromingsgevoeligheid, postinterventiedossier, informatie over de erfgoedwaarde.

Context: Deze gegevens worden door u verstrekt, dan wel in uw opdracht door Cos-Art opgevraagd bij de overheid of technische experten.

3/ Gegevens van kandidaat - huurder/koper die verband houden met een (mogelijk) voorstel van verhuurcontract of onderhandse verkoopovereenkomst.

Voorbeelden: Informatie over beroep en werkgelegenheid, solvabiliteit, gezinssituatie, loon etc.

Context: Deze gegevens worden verzameld met behulp van formulieren en contracten die u op uw verzoek invult.

4/ Aanvullende gegevens voor het sluiten van een huurovereenkomst of onderhandse verkoopovereenkomst.

Voorbeelden: Rijksregisternummer.

Context: Deze gegevens worden door u verstrekt. Het nationaal rijksregisternummer wordt alleen gebruikt in de gevallen waarin de wet voorziet of vereist.

5/ Gegevens van mede-eigenaars (of hun huurders).

Voorbeelden: Naam, adres, plaats en datum van geboorte, nationaliteit, vast of mobiel telefoonnummer en het e-mailadres.

Context: Deze gegevens worden door u als mede-eigenaar verstrekt aan Cos-Art wanneer Cos-Art de functie van syndicus uitoefent

6/ Gegevens die verband houden met de uitvoering van de dienstverlening van syndicus.

Voorbeelden: Betalingsverrichtingen, inclusief namen en rekeningnummers, communicatie en referenties, kaartnummers, etc.

Context: Deze gegevens hebben betrekking op uw verrichtingen als mede-eigenaar die door de syndicus worden gecoördineerd.

7/ Gegevens over de verrichtingen van Cos-Art met u.

Voorbeelden: De informatie in verband met uw contacten met Cos-Art, per telefoon, e-mail, fax enz. en uw interacties op de webpagina’s aangaande Cos-Art, haar diensten of haar partners, op sociale netwerken enz.

Context: Deze gegevens komen van contacten van welke aard ook tussen u en Cos-Art (bij ontmoetingen of evenementen, abonnement op een nieuwsbrief, sociale netwerken etc.).

8/ Gegevens over het gedrag en voorkeuren van de klant.

Voorbeelden: Informatie over uw gedrag en voorkeuren met betrekking tot het gebruik van communicatie- en relatiekanalen, informatie over uw persoonlijke keuzes en levensstijl, privé of professioneel projecten, hobby’s etc.

Context: Deze gegevens zijn het gevolg van keuzes die u hebt geuit of analyses die door Cos-Art zijn uitgevoerd in overeenstemming met deze verklaring en haar wettelijke verplichtingen.

9/ Cookies

Voorbeelden: Gegevens over klik-en kijkgedrag van de gebruiker, devices van de gebruiker, IP-adres, type internet-browser, type operating system of voorkeuren.

Context: Bepaalde informatie wordt verzameld door middel van cookies. Meer hierover in artikel IX.

 

11.Cos-Art verwerkt geen gegevens die uw ras of etnische afkomst onthullen, of politieke opvattingen, religieuze of levensbeschouwelijke overtuigingen, lidmaatschap van een vakbond, gezondheids- of levensgegevens of seksuele gerichtheid, genetische gegevens of biometrische gegevens.

IV. Voor welke doeleinden verwerkt Cos-Art uw persoonsgegevens ?

12. Cos-Art verzamelt en verwerkt uw persoonsgegevens enkel en alleen voor de hieronder beschreven doeleinden. Cos-Art zorgt ervoor dat alleen de benodigde en relevante gegevens voor een bepaald doel worden verwerkt.

In het algemeen verwerkt Cos-Art uw gegevens in de door de wet toegestane situaties, meer bepaald:

  • Om te voldoen aan de wettelijke verplichtingen van Cos-Art (12.1).
  • Om een contract te kunnen sluiten en dit contract uit te voeren (12.2).
  • Voor de verwezenlijking van het gerechtvaardigd belang van Cos-Art zoals het uitsturen van gepersonaliseerde communicatie of enige andere vorm van direct marketing binnen Cos-Art naar u, met inachtneming van een billijke afweging tussen deze belangen en uw rechten en vrijheden (12.3).
  • In specifieke gevallen, mits uw toestemming, als gevolg van een specifiek en ondubbelzinnig verzoek, voorafgegaan door duidelijke en begrijpelijke informatie, die u op elk moment in overeenstemming met de wet kunt terugtrekken (12.4).

12.1.    Wettelijke verplichtingen

Cos-Art dient zich te houden aan wetgeving die haar in specifieke omstandigheden oplegt om uw gegevens te verwerken in het kader van haar activiteiten. Deze verplichtingen kunnen inhouden dat Cos-Art samenwerkt met de bevoegde autoriteiten en/of derden, en eventueel bepaalde van uw gegevens aan hen overmaakt.

Deze verplichtingen vallen onder meer binnen de volgende domeinen:

  • De verplichting om bij te dragen aan het voorkomen van het witwassen van geld en de financiering van terrorisme.
  • De verplichting die aan een syndicus worden opgelegd aangaande het beheer van mede-eigendommen.  
  • De verplichting om te reageren op een formeel verzoek van Belgische belasting- en gerechtelijke autoriteiten.
  • De lijst van wettelijke verplichtingen waarvoor Cos-Art uw gegevens moet verwerken, is niet exhaustief en is onderhevig aan veranderingen.

12.2.    Contractuele relaties tussen Cos-Art en u als klant

Alvorens contracten te sluiten dient Cos-Art soms bepaalde gegevens te verkrijgen en te verwerken, met name om onder andere:

  • Te reageren op uw verzoek.
  • Uw bemiddelingsopdracht te vervullen.
  • U bij te staan bij het verstrekken van informatie en bij de sluiting van het contract.
  • Een verzoek op te volgen, de geschiktheid te evalueren en de risico’s met betrekking tot een mogelijk contract in te schatten.
  • De voorwaarden te bepalen en waarborgen tegen welke voorwaarden het contract wordt afgesloten.

In het kader van lopende contracten of het beheer van contracten dient Cos-Art een aantal gegevens te verwerken, in het bijzonder om te voldoen aan administratieve en boekhoudkundige verplichtingen.

In dit kader kunnen uw gegevens intern binnen Cos-Art worden verzonden naar diverse afdelingen, waaronder aan diegene die niet rechtstreeks verantwoordelijk zijn voor de relatie met u of de uitvoering van een bepaald contract.

Meer bepaald verwerkt Cos-Art uw gegevens bij de uitvoering van contracten als volgt:

  • Beheer van lopende contracten / bestelde diensten.
  • Centraal management en algemeen beeld van de klanten.
  • Het beheer van uw vastgoed.
  • Het beheer van de mede-eigendom waarin u mede-eigenaar bent.

Cos-Art kan uw gegevens voor bijkomende doeleinden verwerken in het kader van de relatie met u en de uitvoering van contracten.

12.3.    Gerechtvaardigde belangen van Cos-Art

Cos-Art verwerkt uw gegevens ook voor de verwezenlijking van haar gerechtvaardigde belangen. Hierbij streeft Cos-Art ernaar om een billijke balans te vinden tussen de noodzaak om gegevens te verwerken en respect voor uw rechten en vrijheden, met inbegrip van de bescherming van de privacy.

Persoonsgegevens worden onder andere verwerkt voor:

  • Het personaliseren van de diensten van Cos-Art.
  • Het voorbereiden van studies en statistieken, waarbij gebruik wordt gemaakt van anonimisering en pseudonimisering van de gegevens.
  • Het bewaren van bewijsmateriaal (archieven), voor de in artikel VI vermelde retentieperiode.
  • De opleiding van ons personeel door middel van het gebruik van praktijkvoorbeelden ter illustratie, met inbegrip van het opnemen van bepaalde telefoongesprekken.
  • Toezicht op de activiteiten van Cos-Art, met inbegrip van de omvang van de omzet, het aantal afspraken in onze kantoren, het aantal oproepen en bezoeken aan de website van Cos-Art, de aard van de gestelde vragen van klanten etc.
  • De verbetering van de kwaliteit van de aan u verleende dienst door:
    • Evaluatie en verbetering van processen, met inbegrip van campagnes, simulaties en verkoop, door middel van verschillende middelen zoals statistische analyse, tevredenheidsonderzoeken en diverse andere zoekmethodes.
    • Verbetering van bestaande (of in ontwikkeling zijnde) producten van Cos-Art, op basis van enquêtes bij klanten van Cos-Art, statistieken, tests en feedback van klanten via sociale netwerken (Twitter, facebook) gekoppeld aan Cos-Art.
  • Het gebruik van cookies om het gebruiksgemak van de bezoekers van haar website te verbeteren. Meer informatie over de werking van cookies en de mogelijkheden om het gebruik van cookies te beperken en ze te verwijderen, vindt u onder artikel XI: Cookies.
  • De vaststelling, uitoefening, verdediging en het behoud van de rechten van Cos-Art of alle personen die zij vertegenwoordigt, bijvoorbeeld voor invorderingsprocedures of geschillen.

12.4.    Specifiek gerechtvaardigd belang van Cos-Art: direct marketing doeleinde

Cos-Art voert een klantensegmentatie uit – in het bijzonder naargelang uw behoeften – om u bijvoorbeeld geschikte panden en/of diensten aan te bieden die overeenstemmen met uw professionele en persoonlijke situatie. Daartoe kan Cos-Art onder meer:

  • De diensten die u reeds gebruikt en uw sociodemografische gegevens beoordelen (leeftijd, familiale samenstelling, inkomsten enz.).
  • Uw gedrag analyseren via verschillende kanalen (bezoeken/meetings, e-mails, bezoek aan de website, berichten via onze website), uw voorkeuren afleiden en hierdoor de informatie en de internetpagina’s die u hebt bezocht personaliseren.
  • De advertenties op de webpagina’s aanpassen zodat ze voldoen aan de interesse die u heeft aangetoond via uw gedrag op onze website, sociale netwerken, in een kantoor of elders (bvb. bij gebeurtenissen waar Cos-Art aanwezig was).
  • Het invullen van formulieren vereenvoudigen door bepaalde velden al in te vullen met reeds bekende gegevens en u te vragen de nauwkeurigheid van deze gegevens te verifiëren en indien nodig bij te werken.
  • De sleutelmomenten beoordelen waarvoor bepaalde diensten u het beste zouden uitkomen.
  • U gepersonaliseerde advertenties versturen per post, of telefoon.

Cos-Art analyseert ook de resultaten van haar marketing- en campagneactiviteiten om de effectiviteit van deze activiteiten te meten en om u relevante oplossingen aan te bieden.

12.5.    Uw toestemming voor het verzenden van elektronische communicatie

Cos-Art kan uw persoonlijke elektronische contactgegevens (namelijk uw mobiele telefoonnummer en e-mailadres) verwerken om u persoonlijke informatie, advertenties of voorstellen toe te sturen via directe marketing of nieuwsbrieven. In dit geval vraagt Cos-Art eerst uw specifieke toestemming. Door deze privacy en cookie policy te aanvaarden, geeft u uw toestemming voor het verwerken van uw persoonsgegevens voor elektronische direct marketing doeleinden én het versturen van elektronische reclame.

12.6.    Categorieën en verwerkingsdoelen opgelijst

Hier volgt een niet-exhaustief doch gedetailleerd overzicht van de verschillende verwerkingen en de respectievelijke doeleinden.

1/ Identiteitsgegevens van de klant / opdrachtgever (verkoper of verhuurder)/ kandidaat - koper / huurder, beleggers

Verwerkingsdoel: Met het oog op de uitvoering van de overeenkomst of het onderhouden van het klantenbestand. De persoonsgegevens worden onder andere voor de volgende doeleinden gebruikt:

  • Het versturen van de nieuwsbrief, indien de klant daarvoor zijn toestemming heeft gegeven via de website of via e-mail.
  • Het versturen via e-mail van de  gedownloade documenten op de website, alsook een overzicht ervan.  
  • Het versturen van een bevestigingsmail voor de goede ontvangst van een bepaalde aanvraag (zoals een info-aanvraag van een pand, project, bezoekaanvraag verhuur…)
  • Het versturen van een e-mail met bijlage waarbij de volledige rondleiding van een pand mogelijk wordt gemaakt
  • Het versturen van hou-mij-op-de-hoogte e-mails
  • Versturen van gepersonaliseerde emails
  • Tell a friend doeleinden

Indien toestemming is gegeven betreffende direct marketing kunnen de persoonsgegevens ook gebruikt worden om u per e-mail informatie te geven over Cos-Art haar aanbiedingen.  

Daarnaast kunnen naam en adresgegevens gebruikt worden om u per post informatie over Cos-Art haar aanbiedingen toe te sturen.

2/ Gegevens over het onroerend goed van de klant / opdrachtgever (verkoper of verhuurder)

Verwerkingsdoel: Noodzakelijk voor de vastgoeddiensten in het algemeen en voor de goede uitvoering van de verschillende overeenkomsten in dit kader.

3/ Gegevens van kandidaat huurder/koper die verband houden met een (mogelijk) voorstel van verhuurcontract of onderhandse verkoopovereenkomst.

Verwerkingsdoel: Noodzakelijk voor de vastgoeddiensten in het algemeen en voor de goede uitvoering van de verschillende overeenkomsten in dit kader.

4/ Aanvullende gegevens voor het sluiten van een huurovereenkomst of onderhandse verkoopovereenkomst.

Verwerkingsdoel: Noodzakelijk voor de vastgoeddiensten in het algemeen en voor de goede uitvoering van de verschillende overeenkomsten in dit kader.

5/ Gegevens van mede-eigenaars (of hun huurders).

Verwerkingsdoel: Noodzakelijk voor de vastgoeddiensten in het algemeen en voor de goede uitvoering van de verschillende overeenkomsten in dit kader.

6/ Gegevens die verband houden met de uitvoering van de dienstverlening van syndicus.

Verwerkingsdoel: Noodzakelijk voor de vastgoeddiensten in het algemeen en voor de goede uitvoering van de verschillende overeenkomsten in dit kader.

7/ Gegevens over de verrichtingen van Cos-Art met u.

Verwerkingsdoel: Noodzakelijk voor de relatie tussen U en Cos-Art te onderhouden en te optimaliseren.

8/ Gegevens over het gedrag en voorkeuren van de klant.

Verwerkingsdoel: Noodzakelijk voor de relatie tussen U en Cos-Art te onderhouden en te optimaliseren.

9/ Cookies

Verwerkingsdoel: Uitleg is te vinden in artikel IX

V. Met wie deelt Cos-Art uw persoonsgegevens ?

Voor bovengenoemde doeleinden kan Cos-Art uw persoonsgegevens aan de volgende ontvangers bekendmaken:

13.1.    Persoonsgegevens binnen Cos-Art

Cos-Art behandelt uw gegevens met de grootste zorg en deelt uw gegevens alleen om u de beste diensten aan te bieden bij de uitvoering van haar opdracht.

Cos-Art kan uw gegevens toezenden aan andere entiteiten gelieerd aan Cos-Art die Cos-Art bijstaan bij de uitvoering, het beheer en de controle van de activiteiten, met inbegrip van reporting, ondersteuning en computer beveiliging of het aanbieden van specifieke diensten en producten.

13.2.    Persoonsgegevens buiten Cos-Art

In sommige gevallen is Cos-Art bij wet verplicht om uw gegevens te delen met derden, waaronder:

  • Overheden, regelgevers, de instanties belast met controle en toezichthoudende autoriteiten wanneer er een wettelijke verplichting bestaat om te communiceren/Informatie over u door te zenden, zoals de fiscale administratie, de Gegevensbeschermingsautoriteit etc.
  • Gerechtelijke/onderzoeksinstanties zoals politie, procureurs, rechtbanken, arbitrage-/bemiddelingsorganen op hun uitdrukkelijk verzoek

Cos-Art draagt uw gegevens tevens over aan dienstverleners om te helpen met :

  • Het ontwerp en behoud van computerapparatuur en internetapplicaties.
  • De commercialisering van haar activiteiten, de organisatie van evenementen en het beheer van klantencommunicatie.
  • Voorbereiding van rapporten en statistieken, afdrukken van documenten en ontwerpen van producten of diensten.
  • Het aanbieden van reclame- en communicatiediensten, met inbegrip van online en sociale netwerkproviders.

Cos-Art dient uw gegevens ook over te maken aan online en sociale netwerkproviders, die Cos-Art gebruikt voor het aanbieden van reclamediensten. Eveneens kunnen uw persoonlijke gegevens in het kader van incasso of procesvoering aan gerechtsdeurwaarders of advocaten worden meegedeeld.

In de hiervoor genoemde gevallen zorgt Cos-Art ervoor dat derden enkel beperkt toegang hebben tot de persoonsgegevens die nodig zijn om de vereiste specifieke taken uit te voeren. Cos-Art zal er ook voor zorgen dat derden zich ertoe verbinden de persoonsgegevens op een veilige en vertrouwelijke wijze te gebruiken en te gebruiken in overeenstemming met de instructies van Cos-Art en zijn gegevensbeschermingsbeleid.

13.3.    Overdracht van persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte (EER)

Cos-Art bewaart uw persoonsgegevens binnen de EER. Er worden dan ook geen gegevens overgebracht naar landen buiten de EER.

VI. Hoe lang worden uw persoonsgegevens bewaard ?

Cos-Art zal uw persoonsgegevens niet langer bewaren dan noodzakelijk is voor de verwezenlijking van de doeleinden waarvoor de gegevens worden verzameld.

Specifiek maakt Cos-Art een onderscheid tussen de bewaringsperiode en de archiveringsperiode:

  • De bewaringsperiode is de maximale periode van gebruik van uw gegevens voor verwerking voor specifieke doeleinden. Over het algemeen worden alle gegevens bewaard betreffende uw relatie met Cos-Art. Gegevens betreffende prospects worden gedurende maximaal tien jaar na het laatste contact met een prospect bewaard. Dit met uitzondering van  gegevens van kandidaat-huurders die niet weerhouden worden: de financiële informatie van deze personen (loonfiches) worden automatisch verwijderd.
  • De archiveringsperiode voldoet aan de wettelijke en fiscale verplichtingen van Cos-Art, evenals de wettelijke noodzaak om uw gegevens bij te houden buiten de bewaringsperiode ter bewijs of om te reageren op verzoeken om informatie van de bevoegde instantie, bijvoorbeeld:
    • 10 jaar in het kader van de anti-witwaswetgeving.
    • 10 jaar in het kader van de contractuele aansprakelijkheid van Cos-Art.
    • 7 jaar voor de boekhouding en verantwoordingsstukken van de verenigingen van mede-eigenaars naar aanleiding van het uitoefenen van de taak van syndicus.

Buiten deze perioden van bewaring en archivering worden uw persoonlijke gegevens verwijderd of geanonimiseerd.

1/ Identiteitsgegevens van de klant / opdrachtgever (verkoper of verhuurder). Identiteitsgegevens van de kandidaat - koper / huurder of beleggers

Duur: 10 jaar met uitzondering van gegevens van kandidaat-huurders die niet weerhouden worden: de financiële informatie van deze personen (loonfiches) worden automatisch verwijderen

2/ Gegevens over het onroerend goed van de klant / opdrachtgever (verkoper of verhuurder)

Duur: 10 jaar

3/ Gegevens van kandidaat huurder of koper die verband houden met een (mogelijk) voorstel van verhuurcontract of onderhandse verkoopovereenkomst.

Duur: 10 jaar met uitzondering van gegevens van kandidaat-huurders die niet weerhouden worden: de financiële informatie van deze personen (loonfiches) worden automatisch verwijderen

4/ Aanvullende gegevens voor het sluiten van een huurovereenkomst of onderhandse verkoopovereenkomst.

Duur: 10 jaar

5/ Gegevens van mede-eigenaars (of hun huurders).

Duur: 10 jaar

6/ Gegevens die verband houden met de uitvoering van de dienstverlening van syndicus.

Duur: 10 jaar

7/ Gegevens over de verrichtingen van Cos-Art met u.

Duur: 10 jaar met uitzondering van gegevens van kandidaat-huurders die niet weerhouden worden: de financiële informatie van deze personen (loonfiches) worden automatisch verwijderen

8/ Gegevens over het gedrag en voorkeuren van de klant.

Duur: 10 jaar met uitzondering van gegevens van kandidaat-huurders die niet weerhouden worden: de financiële informatie van deze personen (loonfiches) worden automatisch verwijderen

9/ Cookies

Duur: Eén maand

VII. Beveiliging van uw persoonsgegevens

Cos-Art hanteert strikte normen om de persoonsgegevens onder haar controle te beschermen tegen ongeoorloofde of onrechtmatige verwerking en tegen onopzettelijk verlies, vernietiging op beschadiging.

Cos-Art neemt dan ook maatregelen van technische en organisatorische aard zoals encryptie, antivirus, firewalls, toegangscontroles, strenge selectie van medewerkers en leveranciers, om ongepaste toegang, verlies of openbaarmaking van uw persoonsgegevens te voorkomen en te detecteren.

In het onwaarschijnlijke en ongelukkige geval dat uw persoonsgegevens onder de controle van Cos-Art gecompromitteerd worden door een inbreuk op de informatiebeveiliging, zal Cos-Art onmiddellijk handelen om de oorzaak van dergelijke inbreuk te identificeren en actie ondernemen via adequate remediërende maatregelen. Indien nodig, zal Cos-Art u, evenals de Gegevensbeschermingsautoriteit, in kennis stellen van dit incident in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving.

VIII. Wat zijn uw rechten bij het verwerken van uw persoonsgegevens?

Recht van inzage, rectificatie, wissing, overdraagbaarheid van gegevens en van bezwaar

Voor de hierboven vermelde doeleinden heeft u:

  • Het recht op inzage van uw persoonsgegevens bij Cos-Art.  Dit houdt in dat u Cos-Art kan vragen: of zij uw persoonsgegevens verwerkt, voor welke doeleinden deze gegevens worden verwerkt, welke categorieën van gegevens worden verwerkt, en  aan wie zij worden meegedeeld.
  • Een recht van rectificatie als u constateert dat uw persoonsgegevens onjuist of onvolledig zijn.
  • Een recht op wissing van uw persoonsgegevens. U kan op het einde van het contract dat u met Cos-Art gesloten hebt vragen om te stoppen met het gebruik van uw persoonsgegevens. Cos-Art kan, echter, in het kader van deze verklaring, voorgaande persoonsgegevens bijhouden die voor bewijsdoeleinden van transacties vereist zijn. Onder dit verwijderingsrecht heeft u ook het recht om Cos-Art te allen tijde te vragen om de stoppen met het gebruik van uw persoonsgegevens die zijn verwerkt op basis van uw toestemming of het gerechtvaardigd belang van Cos-Art. Vanwege haar gerechtvaardigde belangen kan Cos-Art uw persoonsgegevens alsnog blijven verwerken na een afweging van uw belangen met die van Cos-Art, tenzij u besluit om de relatie met Cos-Art te beëindigen;
  • Een recht op beperking van gegevens: U mag eveneens vragen om de verwerking van uw Persoonsgegevens te beperken wanneer U meent dat Uw gegevens niet correct zijn.
  • Een recht op overdraagbaarheid van gegevens die uzelf aan Cos-Art  heeft verstrekt indien uw persoonsgegevens worden verwerkt op basis van een overeenkomst of op basis van uw toestemming voor het verzenden van elektronische communicatie én deze persoonsgegevens worden verwerkt met behulp van geautomatiseerde processen. Onder dit recht kan u Cos-Art vragen uw persoonsgegevens door te sturen naar uzelf of rechtstreeks doorsturen naar een andere gegevensverwerkingsverantwoordelijke, voor zover dit technisch mogelijk is voor Cos-Art.
  • U heeft het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van uw gegevens voor de doeleinden die zijn vermeld in artikel IV.12.4 en IV.12.5. Cos-Art zal in dat geval het verwerken van uw persoonsgegevens stopzetten, tenzij Cos-Art dwingende, gerechtvaardigde en zwaarder wegende gronden voor de verwerking aanvoert die zwaarder wegen dan uw belangen, rechten en vrijheden, dan wel voor het instellen, uitoefenen of onderbouwen van een rechtsvordering.

U kunt uw rechten uitoefenen door een geschreven verzoek per mail te versturen met kopie van uw identiteitsbewijs bijgesloten naar anneke@cos-art.be

Recht van bezwaar tegen direct marketing

Zoals onder IV.12.4 en IV.12.5 werd aangegeven vraagt Cos-Art uw toestemming om commerciële informatie, reclame of persoonlijke voorstellen naar u te sturen (via direct marketingacties of elektronische nieuwsbrieven). Dit geldt met name voor communicatie naar uw mobiele telefoonnummer en e-mailadres.

U heeft het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van uw gegevens voor direct marketingdoeleinden, indien u dergelijke mededelingen niet (meer) wilt ontvangen van Cos-Art. In dat geval zal Cos-Art uw gegevens niet meer verwerken voor direct marketingdoeleinden. Uw aanvraag zal zo snel mogelijk worden uitgevoerd.

U kan ons uw bezwaar op de volgende wijzen kenbaar maken:

  • Door het versturen van een e-mail met een kopie van uw identiteitskaart naar anneke@cos-art.be.

De uitoefening van het recht van bezwaar kan evenwel Cos-Art niet tegenhouden om u te contacteren voor enig ander doel, met inbegrip van een wettelijke verplichting of de uitvoering van het contract, in overeenstemming met deze verklaring.

Recht om een klacht in te dienen

Indien u klachten hebt met betrekking tot de verwerking van uw persoonsgegevens, kan u ons contacteren als volgt: per e-mail : anneke@cos-art.be

U kunt ook een klacht indienen bij de Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer (vanaf 25 mei 2018 de Gegevensbeschermingsautoriteit), per post te Drukpersstraat 15, 1000 Brussel, of per e-mail op commission@privacycommission.be, of telefonisch op +32 2 274 48 00.

IX. Cookies

De website www.cos-art.be gebruikt op heden uitsluitend cookies van derden, meer bepaald Google Analytics.

De verzamelde gegevens voor deze Google Analytics worden uitsluitend gedeeld met Google, en dit op volledig geanonimiseerde wijze, waardoor oop geen enkele manier deze gegevens te herleiden zijn tot u als persoon of bedrijf. In het kader van de AVG/GDPR wetgeving is het derhalve niet noodzakelijk dat u een voorafgaande toestemming geeft, gezien op geen enkele manier persoonlijke gegevens worden verzameld en/of gedeeld.